Kỹ năng giao tiếp

On 31/08/2016

Khái niệm: Giao tiếp là một quá trình hai chiều gồm cho và nhận thông tin thông qua các hình thức, các kênh giao tiếp khác nhau: giao tiếp bằng lời nói, giao tiếp bằng văn bản (sách, tạp chí, thư, website…), giao tiếp bằng hình ành (logo, bản đồ, biểu đồ, đồ thị) hoặc giao tiếp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ, thái độ, giọng điệu).

muc-tieu-va-cac-yeu-to-cau-thanh-cua-giao-tiep

Phát triển kĩ năng giao tiếp có thể giúp bạn cải thiện mọi mặt của cuộc sống, từ công việc đến cuộc sống xã hội thường ngày. Khả năng truyền đạt thông tin chính xác, rõ ràng như dự định là một kĩ năng thiết yếu trong cuộc sống. Giả sử, nếu bạn ứng tuyển vào một vị trí hoặc muốn thăng tiến trong công việc, bạn cần chứng tỏ có kĩ năng giao tiếp tốt. Ví dụ, các nhà tuyển dụng thường tìm kiếm ứng viên có khả năng truyền đạt thông tin tốt tới nhiều đối tượng khác nhau mà vẫn đảm bảo sự giao tiếp qua ánh mắt, trình bày ý tưởng của mình một cách thích hợp, rõ ràng và kĩ năng lắng nghe tốt, v.v….
Thế nào là giao tiếp hiệu quả?
Giao tiếp không chỉ là việc trao đổi thông tin, mà còn là hiểu được những cảm xúc và ý tưởng chứa đựng bên trong thông tin đó. Giao tiếp hiệu quả là cách bạn truyền tải một thông điệp một cách chính xác đến người nghe, đồng thời cũng là cách bạn lắng nghe để hiểu được đầy đủ ý nghĩa của thông tin được nói đến và khiến người nói cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.
Giao tiếp một cách hiệu quả giúp bạn làm sâu sắc thêm mối quan hệ với mọi người và cải thiện hoạt động nhóm, quá trình ra quyết định và giải quyết vấn đề. Nó còn giúp bạn truyền tải những thông điệp tiêu cực hoặc nhạy cảm tới đối tượng mà không gây ra xung đột.
Giao tiếp sẽ trở nên hiệu quả hơn khi bạn chú ý đến những nguyên tắc sau:

  • Biết rõ đối tượng đang hướng tới là ai
  • Nắm rõ mục đích của cuộc giao tiếp, hội thoại và chủ đề sẽ nói đến
  •  Lường trước những ý kiến trái ngược có thể có
  •  Gây dựng lòng tin của đối tượng giao tiếp
  • Không đưa ra quá nhiều thông tin cùng một lúc
  •  Truyền đạt thông tin theo một vài cách khác nhau, sử dụng nhiều phương thức giao tiếp khác nhau
  • Xây dựng một phương thức thực tế và hữu ích để nhận phản hồi từ người nghe

Ngoài ra, những yếu tố dưới đây cũng góp phần nâng cao tính hiệu quả trong giao tiếp:

a) Ấn tượng ban đầu:
Khi gặp nhau lần đầu, con người vừa nhận xét và đánh giá, vừa xác định thiện cảm hay ác cảm với đối tượng giao tiếp. Sự đánh giá ấy bắt nguồn từ: yếu tố cảm tính (hình thức bên ngoài, hình dáng, cử chị, điệu bộ, trang phục, giọng nói, lời nói), yếu tố lý tính (phẩm chất cá nhân như tính khí, tính cách, năng lực, kiến thức, cách ứng xử) và yếu tố xúc cảm (do biểu hiện tình cảm của đối phương trong giao tiếp). Do vậy, cách thức bạn xuất hiện trước mặt người khác ảnh hưởng mạnh đến cách người khác phản ứng tích cực hay tiêu cực đối với bạn, cũng ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc hội thoại. Ấn tượng đầu tiên thường lâu bền nhất.
Dưới đây là một số mẹo nhỏ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt khi lần đầu tiên gặp đối tượng giao tiếp:

  • Đúng giờ: thể hiện một phần con người của bạn. Khi bạn có lịch hẹn phỏng vấn hoặc hẹn gặp đối tác trong công việc, hãy đến sớm hơn giờ hẹn để phòng trường hợp đột xuất.
  • Luôn mỉm cười: Một nụ cười sẽ giữ tâm trạng của bạn tốt hơn, đồng thời khiến đối tượng giao tiếp của bạn cảm thấy thoải mái hơn.
  • Chú ý đến trang phục: Tùy theo đối tượng giao tiếp, bạn hãy lựa chọn trang phục cho phù hợp. Ví dụ, khi đi phỏng vấn bạn cần ăn mặc trang trọng và lịch sự, đây là một phương thức thể hiện sự tôn trọng đối với các nhà tuyển dụng.
  • Cởi mở, tự tin, chân thành và thể hiện cá tính bản thân: Việc mạnh dạn thể hiện ý tưởng của bạn một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu sẽ tạo được thiện cảm và lòng tin của người nghe.
  • Thái độ tích cực: Thái độ của bạn được thể hiện qua mọi thứ bạn làm. Hãy tỏ ra lạc quan ngay cả trong những tình huống tồi tệ và không mong muốn.

b) Kĩ năng lắng nghe
Mọi người thường tập trung vào những thứ họ nên nói, nhưng trong giao tiếp hiệu quả, việc lắng nghe quan trọng hơn việc truyền đạt thông tin. Lắng nghe tốt không chỉ là hiểu thông tin đang được nói đến, mà còn là hiểu được cảm xúc mà người nói đang cố gắng truyền tải.
Bạn cần phân biệt được giữa chăm chú lắng nghe (engaged listening) và nghe (hearing). Khi bạn thực sự lắng nghe, bạn đang là một phần của cuộc giao tiếp, bạn sẽ cảm nhận được từ ngữ điệu của người nói những cảm xúc họ muốn truyền tải. Khi đó, bạn sẽ hiểu thêm về người nói, đồng thời khiến người đó cảm thấy đang được lắng nghe và đồng cảm, góp phần làm mối quan hệ với người đó trở nên gắn kết hơn.
Ngoài ra, kĩ năng này cũng giúp các bên tham gia giao tiếp kiểm soát cảm xúc của mình. Ví dụ, nếu người đang nói chuyện với bạn có thái độ bình tĩnh, nó cũng sẽ giúp bạn trở nên bình tĩnh hơn. Ngược lại, nếu một người đang kích động, bạn có thể giúp họ kiềm chế bằng cách lắng nghe một cách chăm chú và khiến người đó cảm thấy đang được thấu hiểu.
Vậy làm thế nào để trở thành một người lắng nghe tốt?

  • Hạn chế các yếu tố gây xao nhãng và tập trung vào người nói, ngôn ngữ cơ thể của họ, giọng điệu và những dấu hiệu phi ngôn ngữ khác. Giọng điệu thể hiện trạng thái cảm xúc, vì thế nếu bạn đang nghĩ đến những việc khác, nhắn tin hay nhìn ra cửa sổ, bạn sẽ bỏ lỡ những thông điệp cảm xúc đằng sau những từ được nói ra. Nếu bạn cảm thấy khó có thể tập trung, hãy lặp lại lời nói nhiều lần trong đầu để ghi nhớ thông điệp và giúp bạn trở nên tập trung hơn.
  • Thể hiện sự hứng thú đối với chủ đề được nói đến: thỉnh thoảng hãy gật đầu thể hiện sự đồng ý với ý kiến của người nói, mỉm cười và đảm bảo rằng thái độ của bạn là thân thiện và cởi mở. Động viên người nói bằng những từ như “đúng vậy”, “ừ”….
  •  Cố gắng bỏ qua những phán xét: Để có thể giao tiếp hiệu quả với một người, bạn không cần phải thích hay đồng ý với ý kiến, quan điểm của họ. Tuy nhiên, hãy giữ lại những lời phán xét, bình luận của mình để có thể hiểu hơn một người. Một cuộc hội thoại cho dù khó nhưng nếu được thực hiện thành công vẫn có thể tạo nên sự kết nối bền vững giữa mọi người.
  • Đưa ra ý kiến phản hồi: Hãy đặt câu hỏi để làm rõ những điều mình đang thắc mắc, đưa ra góp ý để người nói rút kinh nghiệm…. đều là những hành động được đánh giá cao trong giao tiếp hiệu quả, vì nó thể hiện sự quan tâm của người nghe đối với người nói và vấn đề đang được thảo luận.

c) Giao tiếp phi ngôn ngữ:
Giao tiếp phi ngôn ngữ là quá trình truyền đạt thông điệp của mình mà không sử dụng từ ngữ, tạm gọi chung là ngôn ngữ hình thể. Một vài hình thức của giao tiếp phi ngôn ngữ là: tính thời điểm (cách một người tận dụng và phân bổ thời gian để giao tiếp), xúc giác, cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và ánh mắt, trang phục, dáng đi, v.v….
Để tăng tính hiệu quả trong giao tiếp mặt đối mặt, người nói nên sử dụng kết hợp giữa hình thức giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ để dễ tác động tới đối tượng nghe hơn. Thông thường, giao tiếp mặt đối mặt sẽ được sử dụng khi:

  • Đối tượng không muốn nhận tin nhắn. Giao tiếp trực tiếp sẽ tăng sự hứng thú và tập trung của người nghe
  • Người nói muốn nhận được phản hồi ngay thông qua việc đặt câu hỏi và quan sát biểu hiện cảm xúc và các dấu hiệu phi ngôn ngữ khác
  • Cảm xúc của các bên tham gia giao tiếp đang ở trạng thái cao trào, giao tiếp mặt đối mặt sẽ giúp kiểm soát cảm xúc và tạo điều kiện cho việc trao đổi, hiểu rõ đối phương hơn
  • Người nhận quá bận rộn để đọc thư hoặc tin nhắn, giúp thu hút sự chú ý của đối tượng
  • Thông tin cần được thảo luận

d) Giao tiếp bằng văn bản
Trong công việc, mọi người thường không muốn phí thời gian đọc những thông tin hoặc tin nhắn không được diễn đạt tốt. Giao tiếp bằng văn bản kém có thể khiến đối tượng nhận thông tin cảm thấy bực bội và không được tôn trọng, thậm chí khiến người nhận có ấn tượng không tốt đối với người gửi. Tùy theo đối tượng nhận, thông tin của bạn có thể được thể hiện dưới các hình thức khác nhau: giấy nhớ, tin nhắn, thư, v.v… Tuy nhiên, khi gửi thông điệp cho một đối tượng cụ thể, bạn cần lưu ý ghi rõ đối tượng, lời chào, lời mở đầu, mục đích chính và lời kết thúc thư cùng chữ kí.
Văn bản thường được sử dụng để truyền đạt thông tin trong trường hợp:

  • Người nhận muốn lưu giữ lại như một tài liệu
  • Người nhận không có ý định đọc nó ngay khi nhận được thư
  • Nội dung thông tin phức tạp
  • Giao tiếp trực tiếp không khả thi vì các bên tham gia không ở cùng địa phương
  • Có nhiều đối tượng nhận thông tin