Kĩ năng quản lý thời gian

On 31/08/2016

Đôi khi chúng ta cảm thấy không đủ thời gian để làm tất cả những thứ mình cần phải làm. Ví dụ, bạn đang là sinh viên và bạn cần đi làm thêm để tự trang trải cho cuộc sống, nhưng bạn cũng cần thời gian tập trung cho việc học trên lớp cũng như thời gian riêng cho bản thân. Nếu bạn không có kĩ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ dễ dàng bị căng thẳng do áp lực từ phía nhà trường và hiện thực cuộc sống. Do vậy, việc bạn lên kế hoạch quản lý thời gian của mình để cân bằng giữa công việc, học tập và thư giãn là vô cùng quan trọng.

quanlythoigian

Quản lý thời gian là cách bạn lên sắp xếp và lên kế hoạch thời gian thực hiện cho từng công việc. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, tăng khả năng đạt được mục tiêu đã định ra và giảm thiểu áp lực từ công việc. Ngược lại, thất bại trong việc quản lý thời gian tốt sẽ khiến bạn bị chậm trễ các deadline, giảm uy tín của bản thân, giảm năng suất và chất lượng của công việc đồng thơi tăng thêm áp lực cho bản thân.

Dưới đây là một cách cách mà bạn có thể áp dụng để rèn luyện kĩ năng quản lý thời gian:

  • To-do list: Hãy liệt kê những việc bạn muốn hoàn thành ngay trong ngày, lưu ý lên kế hoạch trước thời gian dự kiến dành cho từng việc để tránh mất quá nhiều thời gian vào một hoạt động và đảm bảo sự cân bằng về mặt thời gian giữa các công việc. Bạn cũng không nên tạo ra một bản thời gian biểu quá khắt khe mà nên dành một ít thời gian xen kẽ giữa các hoạt động để nghỉ ngơi, thư giãn và tránh căng thẳng. Hãy ưu tiên những công việc cần được hoàn thành trước tiên dựa theo nhu cầu của bản thân bạn và của những người khác. Đặt mục tiêu hoàn thành tất cả những công việc đã được liệt kê bằng cách tự đánh giá khả năng của mình đối với từng công việc để lên lên một danh sách phù hợp và có thể thực hiện được.
  • Tự thưởng cho bản thân: Khi bạn hoàn thành một điều gì đó (có thể là trong danh sách những việc cần làm), hãy tự dành cho bản thân một phần thưởng nào đó tuỳ thuộc vào bạn, ví dụ như một cốc cà phê, một vài phút lướt web, trò chuyện, v.v…. Những phần thưởng này sẽ giúp bạn có động lực hoàn thành công việc hơn.
  • Tự đặt ra deadline: Nếu bạn đặt ra một deadline những luôn tìm cách bỏ qua nó thì sẽ chẳng bao giờ có hiệu quả. Hãy luôn theo sát deadline của bạn, và nhớ đặt deadline một vài ngày trước thời hạn mà công việc đó bắt buộc phải hoàn thành. Điều này sẽ giúp đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn trong trường hợp có tình huống không mong muốn xảy ra.
  • Dừng làm nhiều việc cùng một lúc: Những người làm nhiều việc cùng một lúc thường nghĩ rằng họ hoàn thành nhiều việc hơn, nhưng nó không phải là cách làm việc năng suất và hiệu quả nhất. Bạn sẽ làm việc tốt hơn nếu chỉ tập trung vào một công việc cụ thể.
  • Chia sẻ công việc: Thực tế, cho dù bạn giỏi như thế nào thì cũng không thể làm tất cà mọi việc một mình. Đôi khi bạn nhận nhiều trách nhiệm hơn khả năng của mình, khi đó bạn cần chia sẻ trách nhiệm của mình cho những người xung quanh. Việc này không có nghĩa là năng lực của bản thân bạn yếu kém, mà nó thể hiện sự thông minh của bạn. Hãy tìm những người có khả năng và đáng tin cậy và chia sẻ một phần công việc của mình với họ. Bạn sẽ thấy đỡ căng thẳng và tăng năng suất công việc của mình hơn.
  • Tận dụng những khoảng thời gian bị lãng phí: Tất nhiên bạn không nên dành toàn bộ thời gian ngoài giờ làm việc để lên kế hoạch cho một việc gì đó. Nhưng bạn hoàn toàn có thể tận dụng khoảng thời gian đang bị mắc kẹt ở trên đường phố hay thời gian chờ xe bus, chờ bạn bè trong một buổi hẹn, v.v….
  • Học cách từ chối: Nếu bạn đang có quá nhiều việc và không thể nhận thêm việc nào khác, hãy lịch sự từ chối mọi người. Điều đó tốt hơn việc bạn đồng ý làm thêm việc nhưng lại không thể hoàn thành đúng thời hạn hoặc không như mong muốn của người giao việc.